電子帳簿保存法をわかりやすく解説！個人事業主・副業者のための保存方法と注意点

はじめに

近年、キャッシュレス決済の普及やペーパーレス化の推進に伴い、領収書や請求書などの国税関係書類を電子データでやり取りする機会が増えています。そこで重要となるのが電子帳簿保存法（電帳法）です。

「電子帳簿保存法って難しそう…」「自分には関係ないのでは？」と思っている方もいるかもしれません。しかし、個人事業主や副業で収入を得ている方にとって、電帳法は決して他人事ではありません。2024年1月からは、電子取引における電子保存が原則義務化され、適切な対応を怠ると税務調査で指摘を受ける可能性も出てきます。

そこで本記事では、電子帳簿保存法について、個人事業主や副業をされている方に向けてわかりやすく解説します。電帳法の概要から、保存方法、注意点まで、具体例を交えながら丁寧に説明していきますので、ぜひ最後までお読みください。

電子帳簿保存法は、デジタル化が進む現代において、事業者にとって必須の知識です。しっかりと理解して、適切に対応しましょう。

電子帳簿保存法とは？個人事業主・副業者が知っておくべき基本

電子帳簿保存法（電帳法）とは、帳簿や領収書、請求書などの国税関係書類を、紙ではなく電子データで保存するためのルールを定めた日本の法律です。1998年に制定され、その後、時代の変化に合わせて改正が重ねられてきました。

電帳法の目的は、納税者の事務負担を軽減し、税務行政の効率化を図ることです。電子データで保存することで、書類の保管スペースを削減したり、検索性を向上させたりすることができます。

電帳法には、大きく分けて以下の3つの区分があります。

• 電子帳簿等保存：会計ソフトなどで作成した帳簿を、電子データのまま保存すること。
• スキャナ保存：紙で受け取った書類をスキャナで読み取り、電子データとして保存すること。
• 電子取引：電子メールやインターネットを通じてやり取りした請求書や領収書などを、電子データのまま保存すること。

個人事業主や副業をしている方が特に関係してくるのが、3つ目の「電子取引」です。具体的には、以下のようなケースが該当します。

• ネットバンキングの取引明細
• クレジットカードの利用明細（Web明細）
• ECサイトで購入した際の領収書
• クラウドサービスで発行・受領した請求書

これらの電子データは、2024年1月以降、原則として電子保存が義務化され、紙に出力して保存することができなくなりました。

電子帳簿保存法は、単なる法律ではなく、業務効率化やコスト削減にもつながる重要な取り組みです。この機会に、電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

「電子取引」の明細はなぜ重要？確定申告との関係

確定申告の際、副業やフリーランスの方は、事業に必要な経費を計上することで、所得税を抑えることができます。その際、経費を証明するために、領収書や請求書、そして銀行やクレジットカードの明細が必要になります。

例えば、以下のようなケースが考えられます。

• 事業用の備品をクレジットカードで購入した場合：クレジットカードの利用明細が必要
• ネットバンキングで家賃を振り込んだ場合：銀行の取引明細が必要
• クラウドサービスを利用した場合：クラウドサービスから発行される請求書が必要

これらの明細を適切に保存しておかないと、税務調査で経費として認められない可能性があります。また、電帳法を知らずに明細を紙で保存したり、ダウンロードせずに期限切れになったりすると、税務調査で問題になるリスクがあります。

2024年1月以降は、電子取引の明細は原則として電子保存が義務化されているため、紙で保存していたとしても、電帳法の要件を満たしていない場合は、経費として認められない可能性があります。

このように、電子取引の明細は、確定申告において非常に重要な役割を果たします。電帳法を正しく理解し、適切な方法で保存しておくことが、税務上のリスクを回避するために不可欠です。

確定申告は、納税者の義務であると同時に、節税のチャンスでもあります。日々の経費管理をしっかりと行い、適切な申告を心がけましょう。

電帳法を知らずに電子明細を紙で保存したらどうなる？

2024年1月1日以降、電子取引データは原則として電子保存が義務付けられました。つまり、メールで受け取った請求書や、ネットショップで購入した際の領収書データなどを紙に印刷して保存することは、原則として認められません。

もし、電帳法を知らずに電子明細を紙で保存していた場合、どのような問題が起こるのでしょうか？

• 税務調査で指摘を受ける可能性：税務調査では、帳簿書類の保存状況が確認されます。電子取引データを紙で保存していた場合、電帳法の要件を満たしていないと判断され、指摘を受ける可能性があります。
• 加算税が課される可能性：税務調査で指摘を受け、修正申告が必要になった場合、過少申告加算税や無申告加算税などの加算税が課される可能性があります。
• 青色申告が取り消される可能性：青色申告の承認を受けている場合、帳簿書類の保存状況が著しく不適切であると判断されると、青色申告が取り消される可能性があります。

このように、電帳法を無視して電子明細を紙で保存することは、様々なリスクを伴います。電子帳簿保存法に沿った適切な電子保存を行いましょう。

電子帳簿保存法は、税務上のリスクを回避するだけでなく、業務効率化にもつながります。この機会に、電子保存の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

電子保存における「真実性」と「可視性」とは？具体的な対策を解説

電子帳簿保存法では、電子取引の明細を保存する際に、「真実性」と「可視性」を確保することが求められています。

真実性とは？

真実性とは、保存された電子データが改ざんされていないこと、つまりデータが正しいことを証明する要件です。具体的には、以下のいずれかの措置を行う必要があります。

• タイムスタンプの付与：請求書や領収書などの電子データを受け取った後、速やかにタイムスタンプを付与する。タイムスタンプは、その電子データがいつ存在していたかを証明するものです。
• 訂正削除履歴の確保：データの訂正や削除を行った場合に、その履歴が残るようにする。
• 電子署名とタイムスタンプの付与：電子署名とは、電子データに付与される署名であり、作成者を特定することができます。電子署名とタイムスタンプを合わせて付与することで、データの信頼性を高めることができます。
• 適正事務処理要件を満たす：電子データの授受・保存に関する社内規程を定め、それに沿った運用を行う。

可視性とは？

可視性とは、保存された電子データを必要な時にすぐに見つけられること、つまり検索できる状態にしておくことです。具体的には、以下の要件を満たす必要があります。

• 日付、金額、取引先で検索できること：保存された電子データを、日付、金額、取引先などの項目で検索できるようにする必要があります。
• ディスプレイやプリンターで明瞭に表示・出力できること：保存された電子データを、ディスプレイで確認したり、プリンターで印刷したりする際に、明瞭に表示・出力できる必要があります。
• 関連するシステムの説明書を備え付けること：電子データを保存・管理するために使用しているシステムの説明書を備え付ける必要があります。

これらの要件を満たすためには、会計ソフトやクラウドストレージサービスなどを活用することが一般的です。これらのサービスは、電帳法の要件を満たすように設計されているため、安心して利用することができます。

電子帳簿保存法では、真実性と可視性の確保が非常に重要です。これらの要件を満たすためには、適切なシステムやサービスを選ぶことが大切です。

電子帳簿保存法は会社員に関係ない？個人の明細保存のヒント

電子帳簿保存法は、主に事業活動に関する書類（帳簿、領収書、請求書など）を対象としています。したがって、給与所得者（会社員）の個人の家計管理のための明細保存は、この法律の直接の対象ではありません。

しかし、電帳法で求められる「真実性」や「可視性」の考え方は、個人の明細保存においても非常に参考になります。

例えば、家計簿アプリで支出を管理している場合、データをクラウド上にバックアップしておけば、万が一スマホが故障した場合でも、データを復元することができます。これは、「可視性」を確保する上で有効な対策と言えるでしょう。

また、クレジットカードの利用明細をPDFでダウンロードして保存する場合、ファイル名を「2024年5月_〇〇カード利用明細.pdf」のように、日付やカード会社名を記載しておけば、後で検索しやすくなります。これも、「可視性」を高めるための工夫です。

さらに、重要な明細については、パスワード付きのフォルダに保存したり、クラウドストレージサービスで暗号化したりすることで、セキュリティを高めることができます。これは、「真実性」を確保するための対策と言えるでしょう。（改ざん防止の観点）

このように、電帳法の対象ではない会社員であっても、電帳法の考え方を応用することで、より安全かつ効率的に明細を管理することができます。

電子帳簿保存法は、事業者だけでなく、個人にとっても参考になる点がたくさんあります。ぜひ、日々の生活に取り入れてみてください。

まとめとやるべきアクション

本記事では、電子帳簿保存法について、個人事業主や副業をされている方に向けて解説しました。電帳法の概要から、電子取引の明細の重要性、保存方法、注意点まで、幅広く理解していただけたかと思います。

特に、2024年1月以降は、電子取引における電子保存が原則義務化されたため、適切な対応を怠ると、税務調査で指摘を受ける可能性や、加算税が課される可能性があります。電帳法を正しく理解し、適切な方法で電子明細を保存するように心がけましょう。

もし将来、副業やフリーランスになる可能性があるなら、税理士のWebサイトなどで電子帳簿保存法の「電子取引」に関する保存要件の概要を確認してみましょう。

今日からできる具体的なアクションとしては、以下の3つがあります。

1. 自身の取引状況を確認する：電子取引に該当する取引がどれくらいあるかを確認しましょう。
2. 保存方法を見直す：現在、紙で保存している電子明細があれば、電子保存に切り替えましょう。
3. 会計ソフトやクラウドストレージサービスを検討する：電帳法の要件を満たす会計ソフトやクラウドストレージサービスの導入を検討しましょう。

電帳法は、一見難しそうに感じるかもしれませんが、しっかりと理解すれば、税務上のリスクを回避できるだけでなく、業務効率化にもつながります。ぜひ、本記事を参考に、電帳法への対応を進めてみてください。

電子帳簿保存法は、事業者にとって避けて通れない道です。早めの対策を心がけ、安心して事業を進めていきましょう。